Les techniques d’emailing

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Il est étonnant de constater que dans cette époque, certaines entreprises n’ont pas encore réalisé l’importance de leurs communications par courriel sont. Beaucoup d’entreprises envoyez un courriel réponses tardives ou pas du tout, ou envoyer des réponses qui ne sont pas effectivement répondre aux questions que vous posez. Si votre entreprise est en mesure de traiter professionnellement avec e-mail, cela donnera à votre entreprise que tous les avantage concurrentiel important. En outre par éduquer les employés quant à ce qui peut et ne peut être dit dans un courriel, vous pouvez protéger votre entreprise contre les problèmes de responsabilité délicate. Ce site traite des règles étiquette principale et fournit des conseils sur la façon dont les employeurs peuvent s’assurer qu’ils sont mis en œuvre.

«En obligeant les employés à l’utilisation appropriée, la langue pragmatique dans toutes les communications électroniques, les employeurs peuvent limiter leurs risques de responsabilité et d’améliorer l’efficacité globale du e de l’organisation-mail et de copier Internet dans le processus” – Extrait de «Ecrire E efficace-mail», par Nancy Flynn et Tom Flynn.

Pourquoi avez-vous besoin étiquette e-mail?
Quelles sont les règles de l’étiquette électronique?
Comment faites-vous appliquer l’étiquette e-mail?
Pourquoi avez-vous besoin étiquette e-mail?

Une entreprise doit mettre en œuvre des règles d’étiquette pour les trois raisons suivantes:

Professionnalisme: par e-mail en utilisant un langage approprié, votre entreprise une image professionnelle.
Efficacité: e-mails qui arrive au point sont beaucoup plus efficaces que les courriers électroniques mal formulée.
Immunité: la sensibilisation des employés des risques email pour protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires coûteuses.

Meilleurs techniques

Quelles sont les règles de l’étiquette?

Il existe des guides étiquette de nombreux et nombreuses règles d’étiquette différente. Certaines règles diffèrent selon la nature de votre entreprise et la culture d’entreprise. Ci-dessous nous la liste de ce que nous considérons comme les 32 plus importantes règles de l’étiquette électronique qui s’appliquent à presque toutes les sociétés.

32 plus importants conseils étiquette email:

1. Soyez concis et précis
2. Répondez à toutes les questions, et d’anticiper d’autres questions
3. Utilisez la bonne orthographe, la grammaire et la ponctuation
4. Personnalisez
5. Utilisez des modèles de réponses fréquemment utilisés
6. Réponse rapide
7. Ne pas joindre des fichiers inutiles
8. Utilisez la structure et la présentation appropriées
9. N’abusez pas de l’option haute priorité
10. Ne pas écrire en MAJUSCULES
11. Ne laissez pas le fil de messages
12. Ajouter un disclaimer à vos e-mails
13. Lire l’e-mail avant de l’envoyer
14. N’abusez pas Répondre à tous
15. Mailings> utiliser le champ Cci: ou faire un publipostage
16. Faites attention aux abréviations et émoticônes
17. Soyez prudent avec mise en
18. Faites attention aux messages texte enrichi et HTML
19. Ne pas transmettre des chaînes de lettres
20. Ne demandez pas l’envoi des confirmations de lecture et
21. Ne demandez pas à un message de rappel.
22. Ne pas copier un message ou une pièce jointe sans l’autorisation
23. Ne pas utiliser le courriel pour discuter de renseignements confidentiels
24. Utilisez un objet précis
25. Utilisez la forme active plutôt que passive de
26. Évitez d’utiliser urgent et important
27. Éviter les phrases longues
28. Ne pas envoyer ou transmettre des courriels contenant des propos diffamatoires, injurieux, raciste ou obscène
29. Ne pas transférer les canulars et des chaînes de lettres
30. Gardez votre langue neutre entre les sexes
31. Ne répondez pas aux pourriels
32. Utilisez cc: sur le terrain avec parcimonie

1. Soyez concis et précis.

Ne pas faire un e-mail plus il doit être. Rappelez-vous que la lecture d’un e-mail est plus difficile que la lecture des communications imprimées et un long e-mail peut être très décourageant de lire.

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2. Répondez à toutes les questions, et d’anticiper d’autres questions.

Une réponse par courriel doit répondre à toutes les questions, et d’anticiper d’autres questions – Si vous ne répondez pas à toutes les questions dans l’e-mail d’origine, vous recevrez en outre des e-mails concernant les questions sans réponse, ce qui permettra non seulement de perdre votre temps et votre client temps, mais aussi provoquer une frustration considérable. En outre, si vous êtes capable d’anticiper les questions pertinentes, vos clients vous en seront reconnaissants et impressionné par votre service à la clientèle efficace et réfléchie. Imaginez par exemple qu’un client vous envoie un e-mail demandant les cartes de crédit que vous acceptez. Au lieu de simplement énumérer les types de carte de crédit, vous pouvez deviner que leur prochaine question sera sur la façon dont ils peuvent commander, vous aussi inclure des informations de commande et une URL à votre page de commande. Les clients apprécieront certainement ce.

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3. Utilisez la bonne orthographe, la grammaire et la ponctuation.

Ce n’est pas seulement important parce fautes d ‘orthographe, de grammaire et de ponctuation donnent une mauvaise impression de votre entreprise, il est également important pour bien transmettre le message. E-mails avec des pas de points ou des virgules sont difficiles à lire et peut parfois même changer le sens du texte. Et, si votre programme a une option de vérification de l’orthographe, pourquoi ne pas l’utiliser?

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4. Personnalisez.

Non seulement l’e-mail sera adressée personnellement, elle doit également inclure personnelle contenu soit adapté. Pour cette raison, les réponses automatiques ne sont généralement pas très efficace. Toutefois, les modèles peuvent être utilisés efficacement dans cette voie, voir le conseil suivant.

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5. Utilisez des modèles de réponses fréquemment utilisés.

Certaines questions vous encore et encore, telles que les instructions de votre bureau ou la façon de s’abonner à votre newsletter. Enregistrer ces textes que la réponse des modèles et coller ces dans votre message lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez enregistrer vos modèles dans un document Word, ou de l’utilisation des emails pré-formatés. Encore mieux, c’est un outil tel que ReplyMate pour Outlook (vous permet d’utiliser gratuitement 10 modèles).

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6. Répondre rapidement.

Les clients d’envoyer un e-mail, car ils souhaitent recevoir une réponse rapide. Si ils ne veulent pas d’une réponse rapide qu’ils allaient envoyer une lettre ou un fax. Par conséquent, chaque e-mail doit être répondu à au moins 24 heures, et de préférence dans la même journée de travail. Si l’e-mail est compliqué, il suffit d’envoyer un e-mail de retour disant que vous l’avez reçu et que vous obtiendrez en retour. Cela mettra l’esprit du client au repos et en général les clients seront alors très patient!

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7. Ne pas joindre des fichiers inutiles.

En envoyant des pièces jointes volumineuses, vous pouvez importuner les clients et même de faire tomber leur système e-mail. La mesure du possible essayer de compresser les pièces jointes et envoyer des pièces jointes que quand ils sont productifs. En outre, vous devez disposer d’un scanner de virus bonne en place depuis vos clients ne seront pas très heureux si vous leur envoyez des documents complets de virus!

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8. Utilisez la structure et la présentation appropriées.

Depuis la lecture d’un écran est plus difficile que la lecture du papier, la structure et la présentation est très important pour les messages e-mail. Utiliser des paragraphes courts et des lignes vides entre chaque paragraphe. Lorsque des points, les numéroter ou marquer chaque point séparément afin de conserver la vue d’ensemble.

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9. N’abusez pas l’option de priorité élevé.

Nous connaissons tous l’histoire du garçon qui criait au loup. Si vous abuser de l’option de priorité élevé, il perdra sa fonction lorsque vous en avez vraiment besoin. En outre, même si un mail a une haute priorité, votre message sera rencontré que peu agressif si vous le marquer comme «haute priorité».

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10. Ne pas écrire en MAJUSCULES.

Si vous écrivez dans MAJUSCULES REVIENT SI VOUS ETES EN TRAIN DE CRIER. Cela peut être très agaçant et déclencher une réponse indésirable sous la forme d’un courrier de la flamme. Par conséquent, essayez de ne pas envoyer de messages écrits en lettres capitales.

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11. Ne laissez pas le fil de messages.

Lorsque vous répondez à un e-mail, vous devez inclure l’e-mail d’origine dans votre réponse, cliquez dans d’autres mots “Répondre”, au lieu de “New Mail”. Certaines personnes disent que vous devez supprimer le message précédent car cela a déjà été envoyé et est donc inutile. Cependant, je ne pouvais pas accepter moins. Si vous recevez de nombreux courriels que vous ne peut évidemment pas se souvenir de chaque e-mail individuelles. Cela signifie qu’un “e-mail non filetés» ne sera pas fournir suffisamment d’informations et vous aurez à passer un moment frustrant longtemps pour découvrir le contexte de l’e-mail afin d’y faire face. Laisser le fil peut prendre une fraction plus en temps de téléchargement, mais il permettra de sauver le bénéficiaire beaucoup plus de temps et de frustration dans la recherche des e-mails liés dans leur boîte de réception!

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12. Ajouter un disclaimer à vos e-mails.

Il est important d’ajouter un disclaimer à vos e-mails internes et externes, car cela peut aider à protéger votre entreprise de toute responsabilité. Considérez le scénario suivant: un employé accidentellement avant un virus à un client par e-mail. Le client décide de poursuivre votre compagnie pour les dommages. Si vous ajoutez un dédit de responsabilité au bas de chaque mail externes, en disant que le destinataire doit vérifier chaque email pour les virus et qu’il ne peut être tenu responsable de toute transmission d’un virus, ce sera sûrement de vous aider dans la cour (en savoir plus sur e-mail avertissements). Un autre exemple: un employé poursuit l’entreprise pour permettre à un courriel raciste de faire circuler le bureau. Si votre entreprise a une politique de courriel en place et ajoute un avertissement par courrier électronique à chaque courrier qui stipule que les employés sont expressément tenus de ne pas faire des déclarations diffamatoires, vous avez un bon de prouver que l’entreprise fait tout ce qu’il pouvait pour empêcher emails offensive.

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13. Lire l’e-mail avant de l’envoyer.

Beaucoup de gens ne prennent pas la peine de lire un e-mail avant de l’envoyer, comme on le voit de l’orthographe et d’erreurs de grammaire contenues dans les courriels. En dehors de cela, la lecture de votre e-mail à travers les yeux du destinataire vous aidera à envoyer un message plus efficace et éviter des malentendus et des commentaires inappropriés.

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14. N’abusez pas réponse à tout.

N’utilisez Répondre à tous si vous avez vraiment besoin de votre message soit vu par chaque personne qui a reçu le message d’origine.

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15. Mailings> utiliser le champ Cci: ou faire un publipostage.

Lorsque vous envoyez un e-mail de diffusion, certaines personnes lieu toutes les adresses e-mail dans le champ A:. Il ya deux inconvénients à cette pratique: (1) le destinataire sait que vous avez envoyé le même message à un grand nombre de destinataires, et (2) vous font connaître l’adresse e-mail de quelqu’un d’autre sans leur permission. Une façon de contourner cela est de placer toutes les adresses dans le champ Cci:. Toutefois, le destinataire ne verra que l’adresse du champ A: dans leur e-mail, si cela était vide, le champ A: sera vide, ce qui pourrait ressembler à du spam. Vous pouvez inclure l’adresse e-mail la liste de diffusion dans le champ A:, ou mieux encore, si vous avez Microsoft Outlook et Word que vous pouvez faire un publipostage et créer un message pour chaque destinataire. Le publipostage vous permet également d’utiliser des champs dans le message afin que vous puissiez par exemple traiter de chaque destinataire en personne. Pour plus d’informations sur comment faire un publipostage Word, consultez l’aide dans Word.

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16. Faites attention aux abréviations et émoticônes.

Dans les courriels d’affaires, essayez de ne pas utiliser des abréviations telles que BTW (soit dit en passant) et LOL (mort de rire). Le bénéficiaire peut ne pas être au courant de la signification des abréviations et des courriels d’affaires ces sont généralement pas appropriée. En va de même pour les émoticônes, comme le smiley :-). Si vous n’êtes pas sûr que votre destinataire sait ce que cela signifie, il est préférable de ne pas l’utiliser.

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17. Soyez prudent avec le formatage.

Rappelez-vous que lorsque vous utilisez la mise en forme vos e-mails, l’expéditeur peut ne pas être en mesure d’afficher le formatage, ou peut voir différentes polices de caractères que vous aviez l’intention. Lors de l’utilisation des couleurs, utilisez une couleur qui est facile à lire sur le fond.

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18. Prenez soin avec du texte enrichi et les messages HTML.

Soyez conscient que lorsque vous envoyez un e-mail en format RTF ou HTML, l’expéditeur peut seulement être en mesure de recevoir des courriels en texte brut. Si tel est le cas, le destinataire recevra votre message en pièce jointe. Txt. La plupart des clients de messagerie cependant, y compris Microsoft Outlook, sont en mesure de recevoir des messages HTML et RTF.

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19. Ne pas transmettre des chaînes de lettres.

Ne pas transmettre des chaînes de lettres. Nous pouvons dire que chacun d’eux sont des canulars. Il suffit de supprimer les lettres dès que vous les recevez.

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20. Ne pas demander la livraison et confirmations de lecture.

Ce sera presque toujours importuner votre destinataire avant qu’il ou elle a même lu votre message. En outre, il ne fonctionne généralement pas de toute façon, car le bénéficiaire aurait pu bloquer cette fonction, ou son logiciel peut ne pas le soutenir, alors quelle est l’utilisation de l’utiliser? Si vous voulez savoir si un e-mail a été reçu, il est préférable de demander au destinataire de vous faire savoir si elle a été reçue.

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21. Ne demandez pas à rappeler un message.

Le plus gros il ya des chances que votre message a déjà été livré et à lire. Une demande de révocation serait très stupide dans ce cas, serait-ce pas? Il est mieux d’envoyer un mail pour vous dire que vous avez fait une erreur. Ce sera beaucoup plus honnête que d’essayer de rappeler un message.

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22. Ne pas copier un message ou une pièce jointe sans autorisation.

Ne pas copier un message ou une pièce jointe appartenant à un autre utilisateur sans l’autorisation de l’auteur. Si vous ne demandez pas la permission d’abord, vous pourriez être en infraction aux droits d’auteur.

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23. Ne pas utiliser le courriel pour discuter de renseignements confidentiels.

Envoi d’un email, c’est comme envoyer une carte postale. Si vous ne voulez pas que votre adresse email pour être affiché sur un babillard, ne l’envoyez pas. Par ailleurs, ne font jamais diffamatoires, sexistes ou racistes discrimination commentaires dans des courriels, même s’ils sont censés être une blague.

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24. Utilisez un objet précis.

Essayez d’utiliser un objet qui est significatif pour le destinataire ainsi que vous-même. Par exemple, lorsque vous envoyez un courriel à une entreprise demandant des informations sur un produit, il est préférable de mentionner le nom réel du produit, par exemple «Un produit d’information» que de dire simplement ‘informations sur le produit ou le nom de l’entreprise dans le sujet.

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25. Utilisez la forme active au lieu de passive.

Essayez d’utiliser la voix active d’un verbe la mesure du possible. Par exemple, «Nous traiterons votre commande dès aujourd’hui», sonne mieux que “Votre commande sera traitée aujourd’hui. Les premiers sons plus personnel, tandis que le second, en particulier lorsqu’il est utilisé fréquemment, sons inutilement formelle.

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26. Évitez d’utiliser urgents et importants.

D’autant plus que l’option de haute priorité, vous devez en tout temps essayer d’éviter ces types de mots dans un mail ou ligne d’objet. N’utilisez cette option si c’est un message très, très urgentes ou importantes.

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27. Évitez les longues phrases.

Essayez de garder vos phrases pour un maximum de 15-20 mots. Courrier électronique se veut être un moyen rapide et exige un type différent de celui des lettres. Prenez également soin de ne pas envoyer des emails qui sont trop longues. Si une personne reçoit un message qui ressemble à une dissertation, il ya des chances qu’ils ne tenterai même pas de le lire!

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28. Ne pas envoyer ou transmettre des courriels contenant des propos diffamatoires, injurieux, raciste ou obscène.

En envoyant ou même juste une expédition à caractère diffamatoire, injurieux ou remarque dans un courriel, vous et votre entreprise peut faire face à des affaires judiciaires résultant de plusieurs millions de dollars sanctions.

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29. Ne pas transférer les canulars et des chaînes de lettres.

Si vous recevez un e-mail pour vous avertir d’un nouveau virus imparable qui sera immédiatement supprimer tout de votre ordinateur, c’est très probablement un canular. En canulars expédition vous utilisez une bande passante précieuse et parfois les canulars de virus contenant des virus eux-mêmes, en joignant un fichier que l’on appelle qui arrêtent le virus dangereux. Va de même pour les chaînes de lettres qui promettent des richesses incroyables ou demander votre aide pour une cause caritative. Même si le contenu semble être de bonne foi, les expéditeurs ne sont généralement pas. Comme il est impossible de savoir si une chaîne de lettres est réelle ou non, le meilleur endroit pour cela est la corbeille.

Meilleurs techniques

30. Gardez votre langue neutre entre les sexes.

En ce jour et l’âge, éviter d’utiliser un langage sexiste tels que: «L’utilisateur doit ajouter une signature en configurant son logiciel de messagerie. En dehors de l’aide, il / elle, vous pouvez également utiliser le genre neutre:”L’utilisateur doit ajouter une signature par la configuration du programme de messagerie.

Meilleurs techniques

31. Ne répondez pas aux pourriels.

En répondant au spam ou en annulant votre inscription, vous confirmez que votre adresse e-mail est ‘live’. Confirmant ce ne fera que générer davantage de spam. Par conséquent, appuyez simplement sur le bouton de suppression ou de l’utilisation du logiciel e-mail à supprimer le spam automatiquement.

Meilleurs techniques

32. Utilisez cc: sur le terrain avec parcimonie.

Essayez de ne pas utiliser le champ Cc: à moins que le destinataire dans le champ Cc: sait pourquoi ils reçoivent une copie du message. En utilisant le champ Cc: peut être source de confusion car les bénéficiaires peuvent ne pas savoir qui est censé agir sur le message. Aussi, lorsque vous répondez à un message cc:, faut-il joindre le destinataire d’autres dans le champ Cc: ainsi? Cela dépendra de la situation. En général, ne comprennent pas la personne dans le champ Cc:, sauf si vous avez une raison particulière de vouloir à cette personne de voir votre réponse. Encore une fois, assurez-vous que cette personne sache pourquoi ils reçoivent une copie.

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